OBJETIVO
El presente documento tiene por objetivo establecer las políticas y procedimientos que SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. deberá seguir con respecto al manejo de la información personal de sus clientes, en observancia de los planteamientos constitucionales, legales y jurisprudenciales de Colombia, garantizando el derecho constitucional del Habeas Data y la protección de datos personales contemplados en la Ley 1266 de 2008, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
ALCANCE
La presente política aplica a todos los clientes, proveedores y colaboradores, y en general a todas las personas encargadas del tratamiento de datos en todos los niveles de la empresa, así como a las bases de datos de SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S.
CONFIDENCIALIDAD
El contenido del presente documento se considera de carácter confidencial para los colaboradores de SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. y no podrá ser utilizado para propósitos distintos al objeto de este manual. Este documento no podrá ser reproducido en su totalidad o en parte, ni transmitido sobre ningún formato o medio, electrónica o mecánicamente, sin el expreso consentimiento escrito de la Dirección de la empresa.
DEFINICIONES
Para la presente política de tratamiento de la información se tendrán en cuenta los parámetros establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en los que se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales. Se aplican las siguientes definiciones.
Artículo 3: Se refiere a los artículos establecidos en la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos para realizar el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Documento que informa al titular de los datos sobre las prácticas de tratamiento de información personal por parte del responsable.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que permite el acceso y consulta de la información.
Dato personal: Información relacionada con una persona natural identificada o identificable.
Dato Público: Información que no se considera privada, familiar o íntima, tales como datos de identificación, información comercial o profesional de carácter público.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por cuenta del responsable, lleva a cabo el tratamiento de datos personales.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o conjuntamente con otros, decide sobre la recolección, uso, procesamiento o circulación de datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: Entrega de datos personales a un tercero, quien a su vez se convierte en responsable del tratamiento.
Transmisión: Comunicación de datos personales a un tercero quien, a diferencia de la transferencia, no se convierte en responsable del tratamiento.
Tratamiento de datos personales: Cualquier operación realizada sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, actualización, análisis o aprovechamiento de estos datos.
Adicionalmente, se cuenta con las siguientes definiciones a las citadas:
Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, se consideran datos sensibles, entre otros, aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. no recopila datos sensibles de sus clientes en el marco de su actividad comercial. En caso de que en alguna circunstancia llegara a recopilar este tipo de datos, su tratamiento estará sujeto a las reglas especiales previstas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, incluyendo la autorización expresa, previa e informada del titular.
Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas.
INTRODUCCIÓN
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S., sociedad legalmente constituida e identificada con NIT No. 901.468.997-5, es una empresa dedicada a la comercialización de productos y servicios para el cuidado y embellecimiento del cabello. Con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que las desarrollen, complementen, modifiquen, sustituyan o adicionen, implementa por medio del presente documento su POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales de sus clientes, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso y supresión de la información suministrada a SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S., en el marco de la compra de productos. La protección de datos personales establece los derechos de los titulares de la información, los procedimientos para hacerlos efectivos y los procedimientos internos de la empresa para garantizar su obligación de protección de los datos personales suministrados.
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S., en cumplimiento de la normatividad vigente, implementará y desempeñará todas las acciones que tenga a su alcance para el cabal cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable o encargado, para proteger los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, así como los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos de los titulares recogidos en las bases de datos propias o tratadas por encargo de terceros.
MARCO NORMATIVO
De acuerdo con el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información recopilada sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas y privadas. En 2012, se promulgó la Ley Estatutaria 1581, estableciendo disposiciones generales para la protección de datos personales. Posteriormente, se emitió el Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581, el cual fue compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 25). Este decreto regula aspectos como la autorización del titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada en el tratamiento de datos personales, con un enfoque particular en la rendición de cuentas.
Teniendo en cuenta el marco normativo descrito, en el tratamiento de datos personales que realiza SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. se aplican todos los principios consagrados en las leyes citadas, y las normas que la complementen, desarrollen, modifiquen y/o sustituyan.
En este sentido, pueden destacarse algunos de estos principios que SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S., adopta de los establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 sin que estos sean los únicos que por mandamiento expreso de las normas citadas con anterioridad se aplican para la correcta aplicación y cumplimiento de esta política de tratamiento de datos, como, por ejemplo:
1. Legalidad: El tratamiento de datos personales debe respetar las normas vigentes. Solo se permite el tratamiento autorizado por la ley o el titular del dato.
2. Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, informada al titular.
3. Libertad: Solo se puede recopilar información con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, excepto en los casos previstos en la ley.
4. Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable información respecto del tratamiento de sus datos personales.
6. Seguridad: La información sujeta a tratamiento en bases de datos debe ser protegida mediante medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros.
7. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no sean datos públicos están obligadas a respetar la confidencialidad de la información.
DATOS PERSONALES RECOPILADOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S., recopila los siguientes datos personales de sus clientes:
Estos datos son suministrados directamente por el titular a través de los canales dispuestos por la empresa, tales como página web, redes sociales, aplicaciones de mensajería, formularios digitales o físicos, correo electrónico u otros medios habilitados para la comercialización de productos.
La finalidad del tratamiento de los datos personales es gestionar el proceso de compra de productos capilares, lo cual incluye la verificación de identidad del cliente, la gestión de pagos, la facturación, la coordinación de la entrega de los productos, la atención de solicitudes, quejas o reclamos, y el cumplimiento de obligaciones legales, comerciales y tributarias.
INTERVENCIÓN DE TERCEROS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS
Para el cumplimiento de sus finalidades comerciales y operativas, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S., podrá contar con la participación de los siguientes terceros en el tratamiento de datos personales:
1. Pasarelas de pago: Con el fin de procesar los pagos realizados por los clientes, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S., utiliza pasarelas de pago de terceros autorizadas y reconocidas en el mercado colombiano. Dichos terceros actuarán como encargados del tratamiento y procesarán los datos de pago del cliente (como número de tarjeta, datos bancarios u otros datos de pago) bajo sus propias políticas de seguridad y privacidad, las cuales cumplen con los estándares de seguridad aplicables (PCI-DSS). SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. no almacena datos sensibles de pago de sus clientes. El titular deberá consultar las políticas de privacidad de las pasarelas de pago utilizadas para conocer el tratamiento específico que estas realizan de su información.
2. Empresas transportadoras: Para la entrega de los productos adquiridos, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. compartirá con las empresas transportadoras o de logística los datos de nombre, cédula, dirección y teléfono del cliente, estrictamente necesarios para efectuar la entrega. Dichas empresas actuarán como encargadas del tratamiento y estarán sujetas a las instrucciones impartidas por SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. en materia de protección de datos.
3. Herramientas de analítica y cookies: SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. utiliza cookies y herramientas de analítica web (como Google Analytics u otras similares) para analizar el comportamiento de navegación de los usuarios en sus canales digitales, con el fin de mejorar la experiencia de compra, optimizar los procesos de venta y desarrollar estrategias de marketing más eficientes.
Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el dispositivo del usuario al navegar por el sitio web. SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. utiliza los siguientes tipos de cookies:
El usuario puede gestionar o deshabilitar las cookies desde la configuración de su navegador. Sin embargo, la desactivación de ciertas cookies puede afectar la correcta funcionalidad del sitio web.
CONSULTA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. cuenta con la presente política de tratamiento de datos personales, la cual está disponible para consulta de sus titulares en la página web www.superalisados.com, y en las instalaciones de la empresa.
RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RESPONSABLE: SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. es el responsable del tratamiento de los datos personales de los cuales es recopilador de información, procesador y depositario.
ENCARGADO: SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. puede actuar como encargado del tratamiento cuando algún tercero le confíe datos para ser procesados en su nombre y bajo sus instrucciones.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
Los derechos anteriores pueden ser ejercidos por el titular de los datos o por sus representantes legales o padres en el caso de menores de edad.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. solicita la autorización de sus titulares para el tratamiento de sus datos personales, autorización que debe ser previa, expresa, informada y específica.
AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
El titular de los datos personales autoriza a SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales sujeto a las disposiciones de la presente política. Dicha autorización es prestada de manera libre, voluntaria y consciente, sin que exista presión o coerción alguna.
Por lo anterior, el titular del dato tiene el derecho de conocer, previa solicitud, cuál es la información que se encuentra registrada en sus datos; para esto, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. debe prestar la información solicitada dentro de los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización para el tratamiento de datos personales puede otorgarse por medios tales como: (i) por escrito, en formulario específico; (ii) de manera digital, por correo electrónico; (iii) mediante un consentimiento informado que sea presentado verbalmente y registrado en audio, video, o documento; (iv) mediante aceptación de términos y condiciones en línea; y (v) de cualquier otra forma que demuestre la voluntad del titular de autorizar el tratamiento de sus datos.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
El titular de los datos personales tiene en todo momento el derecho de revocar la autorización otorgada a SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales. Dicha revocatoria debe ser solicitada por el titular mediante escrito dirigido a SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. al correo electrónico superalisadosbyjulianamatiz@gmail.com o de manera personal en las instalaciones de la empresa.
Una vez solicitada la revocatoria, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. deberá cesar en el tratamiento de los datos personales, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que le requiera continuar con el tratamiento de tal información.
GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. garantiza a los titulares de datos personales el acceso a su información personal en cualquier momento, sin ninguna restricción y de forma íntegra. Para lo anterior, el titular puede dirigirse directamente a las instalaciones de la empresa o enviar una solicitud escrita al correo electrónico superalisadosbyjulianamatiz@gmail.com.
La empresa responderá las solicitudes de acceso a los datos personales dentro de los términos dispuestos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE ESTE
El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. tuviera establecida una relación como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento, lo realizará con base en lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, demás normas concordantes, y en general para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. podrá:
ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. desarrollará procedimientos para la actualización periódica de los datos personales por parte de los titulares. Para esto, el titular deberá dirigirse a las instalaciones de la empresa o enviar un correo a superalisadosbyjulianamatiz@gmail.com indicando los cambios y actualizaciones que desea realizar sobre su información personal.
AVISO DE PRIVACIDAD
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. cuenta con un aviso de privacidad el cual podrá ser encontrado en la página web de la empresa www.superalisados.com, el cual hace parte integral del presente manual debidamente ajustado a la ley de protección de datos.
De conformidad con el artículo 15 del Decreto 1074 de 2015, el aviso de privacidad de SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. contiene como mínimo: (i) el nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento; (ii) el tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este; (iii) los derechos que le asisten al titular; (iv) los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella; y (v) la indicación de que la política de tratamiento de la información completa se encuentra disponible en la página web de la empresa.
TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicitará previamente autorización expresa de su titular e implementará las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante la suscripción de acuerdos y convenios para compartir datos personales para la oferta de servicios de carácter comercial.
De conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. solo transferirá datos personales a terceros ubicados en el exterior cuando se cumplan las siguientes condiciones: (i) que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos, según la calificación realizada por la Superintendencia de Industria y Comercio; (ii) que se cuente con autorización previa y expresa de la SIC cuando el país receptor no cuente con niveles adecuados de protección; o (iii) que aplique alguna de las excepciones legales previstas en la Ley, tales como la existencia de un contrato celebrado en interés del titular, la necesidad de salvaguardar un interés público, o la atención de una urgencia médica o sanitaria. En todos los casos, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. garantizará los derechos de los titulares de los datos transferidos.
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES
Cualquier titular de datos personales puede en todo momento consultar la información que reposa en bases de datos de SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. Estas consultas podrán ser realizadas personalmente en las instalaciones de la empresa o a través de correo electrónico dirigido a superalisadosbyjulianamatiz@gmail.com.
Las consultas serán respondidas dentro de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud. En caso de que SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. no pueda suministrar la información en el tiempo establecido, informará al titular explicando los motivos de la demora y ampliando el término máximo en cinco (5) días hábiles adicionales.
PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS
Cualquier titular de datos personales puede solicitar que se corrijan, actualicen, rectifiquen o supriman los datos que reposan en bases de datos de SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. Estas solicitudes podrán ser realizadas personalmente en las instalaciones de la empresa o a través de correo electrónico dirigido a superalisadosbyjulianamatiz@gmail.com, indicando específicamente qué datos desea que sean corregidos, actualizados, rectificados o suprimidos.
Dichas solicitudes serán procesadas dentro de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de recepción. SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. informará al titular sobre el resultado de su solicitud en el mismo plazo.
En caso de que el titular no esté satisfecho con la respuesta de SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. con respecto a su solicitud de corrección, actualización, rectificación o supresión de datos, podrá interponer un reclamo mediante escrito dirigido a superalisadosbyjulianamatiz@gmail.com, describiendo detalladamente los motivos del reclamo.
El reclamo será procesado dentro de un plazo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de su recepción. SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. informará al titular sobre la decisión adoptada respecto del reclamo presentado.
PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El titular de datos personales puede en todo momento solicitar que se revoque la autorización otorgada a SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales. Tal solicitud deberá ser presentada por el titular mediante escrito dirigido a superalisadosbyjulianamatiz@gmail.com o de manera personal en las instalaciones de la empresa, indicando expresamente su deseo de revocar la autorización.
Una vez solicitada la revocatoria, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. deberá cesar en el tratamiento de los datos personales en cuestión, salvo cuando exista una obligación legal que requiera continuar con el tratamiento.
REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
En cumplimiento del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y lo reglamentado por el Decreto 1074 de 2015, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Dicho registro incluirá la información sobre las políticas de tratamiento, las finalidades del tratamiento, los datos de contacto del responsable, y las medidas de seguridad implementadas, conforme a los lineamientos establecidos por la SIC.
GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD DE DATOS PERSONALES
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. cuenta con un procedimiento interno para la identificación, gestión y notificación de incidentes de seguridad que comprometan datos personales. En caso de que se presente un incidente que afecte la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales bajo su custodia, la empresa procederá de la siguiente manera: (i) identificación y contención inmediata del incidente; (ii) evaluación del alcance e impacto del incidente, determinando los datos personales y los titulares afectados; (iii) implementación de medidas correctivas para mitigar los efectos del incidente y prevenir su recurrencia; (iv) notificación a los titulares afectados cuando el incidente pueda generar un riesgo significativo para sus derechos; y (v) documentación del incidente y de las acciones adoptadas. SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. informará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando el incidente así lo amerite, en los términos que establezca la normatividad vigente.
RETENCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DATOS PERSONALES
SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como durante los plazos legales establecidos según la naturaleza de la información y las obligaciones legales o contractuales aplicables.
Los datos financieros, contables y tributarios serán conservados durante los términos previstos en la legislación comercial y tributaria colombiana. Los demás datos serán conservados mientras subsista la finalidad que motivó su recolección o exista una obligación legal o contractual que justifique su tratamiento.
Una vez cumplido el término de conservación, SÚPER ALISADOS BY JULIANA MATIZ S.A.S. procederá a la supresión segura de los datos personales, salvo que exista una disposición legal que exija su conservación.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política fue aprobada y entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación. Se deja sin efecto cualquier disposición institucional anterior que le sea contraria. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia, particularmente la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
SÚPER ALISADOS BY JULIANA S.A.S. revisará y actualizará la presente política periódicamente, o cuando se presenten cambios normativos que así lo requieran, comunicando oportunamente a los titulares cualquier modificación sustancial.
